Softphone, votre téléphonie où que vous soyez !
La digitalisation des entreprises est au cœur des problématiques depuis quelques années. Développer ses ventes, automatiser ses processus ou encore accroitre sa notoriété, la digitalisation représente plus que jamais un levier de performance incontestable pour les organisations. Ce phénomène s’est amplifié avec la crise économique et sanitaire actuelle. Cette digitalisation implique de restructurer en profondeur les processus et les outils utilisés et de s’inscrire dans une transformation digitale complète et progressive. La téléphonie est un des aspects essentiels à digitaliser, poussée par l’essor du télétravail et par le besoin de poursuite d’activité peu importe le contexte.
En effet, 3% des Français pratiquaient le télétravail en février 2020. Depuis mars dernier, 22% des Français ont pratiqué le télétravail. Le télétravail s’est beaucoup démocratisé, cependant, encore quelques chefs d’entreprises restent frileux quant à sa mise en place. Cette frilosité peut se justifier par un besoin de contrôle ou tout simplement par cette impression qu’agilité, flexibilité et travail hybride sont synonyme de gros investissements, de complexité d’installation ou encore de rupture d’activité. L’amplification de la pratique du télétravail n’est pas prête de s’arrêter puisque selon une étude d’Odoxa, pour les salariés, travailler la moitié du temps en distanciel est l’idéal.
Face à cette réalité, repenser la téléphonie d’entreprise est une priorité. Le nomadisme accru des collaborateurs et l’exigence toujours plus élevée des clients rendent la joignabilité des collaborateurs capitale. Le softphone représente l’avenir de la téléphonie professionnelle, car il répond aux enjeux actuels de joignabilité, de sécurité et de mobilité. Le softphone fonctionne grâce à la téléphonie hébergée VoIP (Voice over Internet Protocol). Cette technologie désigne une installation téléphonique hébergée chez l’opérateur plutôt que chez le client.
Qu’est-ce qu’un softphone ?
Contraction de « software » et de « téléphone », le softphone est un logiciel de téléphonie utilisant la technologie VoIP. Il permet via une application de bureau, de disposer de toutes les fonctionnalités d’une téléphonie fixe sur un ordinateur. Au-delà d’émettre et de recevoir des appels, cette technologie regroupe de nombreux avantages. Parmi eux, travail collaboratif, joignabilité à distance, rapports de statistiques automatisés, messagerie instantanée et bien plus. Le softphone offre aux entreprises de nouvelles possibilités de collaboration et de travail à distance.
Attention, beaucoup de confusions existent entre le softphone et les solutions de visioconférences (Microsoft Teams, Zoom ou Google Meet). Ces solutions sont complémentaires et leurs utilisations communes offrent de nombreuses possibilités. La convergence des deux en une, nous offre une étendue de possibilités en termes de communication non-négligeable.
Le travail hybride comme alternative au télétravail
Le terme « hybride » est plébiscité ces derniers temps. Qu’est-ce que le travail hybride ? Un mixte de télétravail et de présentiel. Outre la volonté des Français : 75% des salariés français souhaitent adopter un mode de travail hybride selon une étude du groupe Adecco publiée en juin 2020.
Le contexte actuel a conduit les entreprises à repenser leur modèle organisationnel et adopter une approche plus flexible : offrir à leurs salariés un environnement de travail adapté aux nouveaux besoins et ainsi apporter une certaine souplesse quant à leur présence au bureau. Le travail hybride offre à chacun, la possibilité de choisir son rythme et l’organisation qui lui convient. Travailler en mode hybride suppose d’associer l’espace de travail physique avec l’espace de travail digital. L’utilisation du softphone prend alors tout son sens puisqu’il répond aux enjeux de flexibilité, de collaboration et de joignabilité requis pour travailler.
Du PABX au Softphone, digitalisation du standard téléphonique
Il y a une vingtaine d’années, les systèmes PBX étaient la référence absolue en matière de téléphonie professionnelle. Ces systèmes nécessitent des serveurs et des téléphones de bureau pour tout le personnel. Les systèmes PABX sont réputés pour leur fiabilité apparente. En effet, en cas de problèmes de connexion sur le lieu de travail, les systèmes téléphoniques continuent de fonctionner, car ils sont directement connectés à une ligne fixe.
Cependant, ils représentent des coûts importants en infrastructures et ne sont pas toujours adaptés aux enjeux actuels tels que la mise en place accrue du télétravail dans les entreprises et l’augmentation du nomadisme des collaborateurs.
Une solution « hybride » a vu le jour ces dernières années dans un contexte de digitalisation des entreprises. Les téléphones IPBX, ils utilisent la technologie VoIP, mais conservent l’infrastructure du système PBX (serveurs sur place). Ce modèle évite aux entreprises d’installer un téléphone de bureau aux collaborateurs. Cependant les contraintes du système PBX telles que la maintenance des serveurs ou encore la difficulté de l’ajout de nouveaux utilisateurs perdurent.
Face à ces constats, le softphone reste la réponse la plus adaptée aux nouveaux enjeux de digitalisation. Fini les serveurs, les téléphones sédentaires, les frais d’infrastructures et de maintenance, place à la mobilité et à la performance !
Les avantages du softphone
Maitrisez votre budget :
Opter pour le softphone c’est bénéficier d’une solution économique. En effet, finit les coûts d’infrastructures, de mise à jour et de maintenance. L’entretient d’un parc de postes fixes représente un coût non-négligeable pour les entreprises. Pour réduire ces coûts, nombre d’entre elles faisaient le choix d’en prolonger la durée de vie jusqu’à dégrader son utilisation pour le collaborateur. Le softphone permet de profiter d’une application gratuite et de s’affranchir des coûts des terminaux fixes.
Garantissez la continuité de votre activité en toutes circonstances :
Les mutations actuelles ont obligé les entreprises à s’adapter et à digitaliser leurs procédés. Le softphone s’avère être la réponse aux problématiques liées au travail hybride émergeant. Vos salariés peuvent désormais travailler de chez eux comme s’ils étaient au bureau, il suffit juste d’une connexion internet et d’un casque. L’accélération du déploiement de la fibre grand public en France a permis de faciliter cette transition.
Le softphone rend le travail hybride accessible à de nouveaux postes et offre une simplicité d’ajout de nouveaux utilisateurs, en quelques clics, en temps réel. Devenez maître de votre installation et optez pour la facilité et la flexibilité. « Dès l’annonce du confinement, on a envoyé tous nos collaborateurs chez eux avec diverses équipements (ordinateurs, casques), ils n’avaient plus qu’à se connecter à l’application softphone. La mise en place du télétravail a été très simple. » observe Alexandre Legendre, responsable support chez GTO.
Améliorez votre productivité :
Avec le softphone vous retrouvez tous les avantages de votre téléphonie classique mais sans les inconvénients. Annuaire, messagerie instantanée, transfert d’appels, visioconférence, gestion de présence, convergence fixe-mobile et bien plus ! Vous êtes joignable peu importe ou vous vous trouvez, chez vous, au bureau ou en déplacement. De plus, les possibilités évoluent au fil du temps grâce aux mises à jour constantes.
Cultivez votre aspect collaboratif :
Le softphone offre de nouvelles manières de stimuler la collaboration. Notamment la possibilité d’interagir avec l’ensemble des collègues, de visualiser leurs disponibilités ou encore d’échanger via la messagerie instantanée (chat) ou en visioconférence. De plus, le softphone va permettre d’uniformiser votre téléphonie d’entreprise pour l’ensemble des collaborateurs peu importe l’appareil sur lequel ils l’utilisent.
Facilitez la mobilité de vos collaborateurs :
Vos collaborateurs sont de plus en plus flexibles quant à leur présence au bureau ? Avec le softphone, vous utilisez votre ligne fixe partout dans vos déplacements. Smartphone, tablette, ordinateur, votre téléphonie d’entreprise s’adapte à vos besoins.
Restez professionnel en toutes circonstances. Si vos clients vous appellent pendant un déplacement, ils retrouvent l’accueil téléphonique de votre entreprise. A votre bureau ou à l’autre bout de la France, vous restez joignable de la même manière. Votre téléphone se comporte en réel téléphone de bureau, mais dans votre poche. Plus besoin d’utiliser votre numéro personnel pour appeler vos clients. Lorsque vous émettez un appel avec votre smartphone personnel c’est votre numéro professionnel qui s’affiche.
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