Tout (ou presque) est hybride de nos jours : les voitures, les vélos…, même nos échanges sont hybrides !

La réunion hybride fait certes partie du quotidien de nombreux professionnels ; la véritable question que l’on est amené à se poser : vos collaborateurs ont-ils les outils pour être aussi efficaces qu’en présentiel ?

Avant de se lancer dans des interprétations de l’hybride, explorons ce qu’est réellement la réunion hybride.

Le home office a radicalement changé la façon dont nous organisons les réunions. Nous n’assistons plus à toutes les réunions en salle ou entièrement à distance, nous nous sommes habitués à un mélange entre présentiel et virtuel. Où certains participants sont au bureau et d’autres à la maison ou en déplacement. Lentement, nous avons évolué vers cette nouvelle façon, sans vraiment nous en rendre compte. Or, actuellement, 71% des travailleurs ont du mal avec les réunions hybrides.

Nous nous sommes penchés sur le sujet et répondons à vos interrogations :

• Qu’est-ce qu’une réunion hybride exactement ?
• Quelle est la définition ou la signification de la réunion hybride ?
• Que faut-il pour une réunion hybride réussie ?
• Conseils et bonnes pratiques
• Pourquoi avez-vous besoin d’une approche personnalisée?
• Comment les organisations peuvent-elles se préparer à des réunions hybrides ?
• Comment tirer parti de ClickShare dans vos réunions hybrides ?

1. Ecosystème d’une réunion hybride ? Qu’est-ce qu’une réunion hybride ? Quelle est la définition d’une réunion hybride ?

Créer une expérience optimisée et équitable pour chaque membre de l’équipe hybride est essentiel pour l’engagement et la productivité.
Le travail n’est plus un lieu où vous allez, c’est ce que vous faites. Les technologies audio et vidéo pro permettent des interactions hybrides équitables indépendamment de la localisation physique de chacun. Dans une réunion hybride, une partie des participants se joint en direct et en personne depuis une salle de réunion de bureau et une autre partie joint à distance donc de chez eux ou d’un autre endroit, comme un café, l’aéroport ou même à l’autre bout du monde.

Hybride est un mélange d’une participation en salle et d’une participation virtuelle en ligne avec diffusion vidéo en direct et présentation/partage en ligne de contenu. Il combine les meilleures caractéristiques des deux types de réunions : la communication en personne et les avantages des réunions virtuelles pour le partage d’informations en temps réel, l’enregistrement… Dans les réunions hybrides, l’accent est mis sur la collaboration et sur le partage de contenu. L’objectif est de rendre les réunions hybrides aussi intuitives et simples que les réunions en face à face grâce aux dernières technologies.

Pourquoi avons-nous des réunions hybrides ?

Lorsque les entreprises choisissent de déclencher les réunions hybrides sur le lieu de travail, elles ont plusieurs raisons, souvent liées aux contraintes de temps, équilibre vie pro/vie perso et à l’empreinte carbone. Ces entreprises se rendent compte qu’elles veulent permettre une collaboration efficace même lorsque tout le monde n’est pas présent au bureau.

Source : Barco ClickShare research 2021 “Outlook for the post-covid workplace“

• La véritable innovation et la collaboration se produisent lorsque les gens se rencontrent, dans un seul et même espace. Lorsque tout le monde est coincé à la maison ou à distance, il est difficile pour une entreprise d’innover et de progresser. Les réunions hybrides rassemblent physiquement au moins une partie de l’équipe. Elles facilitent la collaboration virtuelle avec les membres de l’équipe distante. Ce n’est pas exactement la même chose, mais c’est la meilleure chose à faire.
• L’introduction de réunions hybrides efficaces et peu coûteuses dans la nouvelle culture d’entreprise est une excellente solution. Ceci permet de lutter contre les restrictions de voyage et répondre à la nécessité de « passer au vert » et d’améliorer la durabilité.

• Les mesures de confinement et de quarantaine liées à la pandémie de COVID-19 ont forcé les professionnels à chercher de nouvelles façons de collaborer. Comme par exemple le bureau à domicile, et plus récemment, une transition vers le travail hybride qui facilite l’organisation de la distanciation sociale.

2. Que faut-il pour une réunion hybride réussie ? Clickshare l’essentiel d’une réunion hybride.

Si vous vous demandez comment organiser une réunion hybride, nous avons ce qu’il vous faut.

Changer les mentalités et les façons de travailler est une chose, l’optimisation de la réunion hybride ne peut se faire qu’en plaçant la technologie au cœur de la collaboration.
Avant tout, assurez-vous que tout le monde a accès à une technologie adéquate pour rendre la connexion hybride plus fluide.

En effet, dans la salle de réunion hybride, vous avez besoin d’un écran de qualité, de périphériques vidéo & audio adaptés et d’une plate-forme de collaboration pour connecter tout le monde.

L’essentiel d’un écosystème de salle de réunion hybride doit être bien équilibré et parfaitement synchronisé. L’utilisation d’une solution de collaboration sans fil telle que ClickShare au cœur de la salle de réunion vous aide à rassembler toutes les technologies en un seul flux transparent avec une expérience collaborateur simple et une maintenance facile pour vos services informatiques. L’équipement d’une salle de réunion hybride peut se faire en quelques étapes simples mais de manière réfléchie. Équiper mon entreprise en visioconférence

3. Des réunions hybrides réussies : conseils et bonnes pratiques

Afin d’organiser des réunions hybrides transparentes, s’affranchir des frontières de distance, nous avons une courte liste de conseils et de bonnes pratiques testées et approuvées par nos équipes.

• Préparez-vous et testez la technologie à l’avance

Tout comme lors d’une réunion physique, assurez-vous de venir préparé. Participer à une vidéoconférence est déjà assez stressant pour certains collègues. Donc, pas besoin d’en rajouter en faisant perdre du temps aux autres. Le cas échéant, assurez-vous d’avoir testé la connexion de réunion à l’avance. Et si vous êtes l’organisateur de la réunion, vérifiez que votre technologie et la configuration de la réunion fonctionneront correctement. La configuration d’une visioconférence dans votre salle de réunion avec ClickShare peut se faire en quelques secondes et il fonctionne avec n’importe quelle solution de visioconférence.

• Gardez la caméra « ON »

Dans toute réunion hybride, il est essentiel de voir tous les participants. Assurez-vous que les collègues distants ont une vue de l’interaction et des participants dans la salle de réunion et inversement. Partagez des présentations, des vidéos… aussi bien dans la salle qu’aux personnes à distance.

• RDV en toute sécurité

La cybersécurité n’est pas un sujet tendance, c’est un constat. Une nouvelle vague de cyberattaques cible les applications de visioconférence. Par conséquent, rendez la réunion sûre pour tous ceux qui se joignent à l’appel. Assurez-vous d’utiliser du matériel de réunion et des applications de vidéoconférence dotées d’une sécurité intégrée. ClickShare est certifié ISO27001, ce qui signifie qu’il a été développé en s’engageant à respecter des processus éprouvés et les normes de sécurité internationales.

• Équilibrer l’équité des rencontres

Restez respectueux envers tous les participants à la réunion et laissez-les avoir une place égale à la table même si celle-ci est virtuelle. Présentez tout le monde au début de la réunion et donnez aux participants une chance de contribuer sans être interrompus. Essayez d’inciter les participants les plus introvertis à se joindre à la discussion, en posant des questions ou en faisant un sondage rapide. Assurez-vous que les participants distants sont vus en taille réelle dans la salle de réunion (afin de leur donner une plus grande présence dans la salle elle-même), cela pourrait vous aider à obtenir plus d’égalité dans la prise de parole.

4. Pourquoi avez-vous besoin d’une approche personnalisée?

Aujourd’hui, plus de 50% des réunions sont entièrement à distance, soit deux fois plus qu’auparavant. Une réunion sur 4 est déjà hybride.

Avec l’accélération de la transformation digitale, de nombreuses entreprises ont opté pour une charte télétravail. Actuellement, les employés sont retournés au bureau dans un modèle de travail mixte. Il n’est donc pas surprenant que déjà 23% des réunions soient des réunions hybrides. Un nombre qui est plus que susceptible d’augmenter à l’avenir. Nous assisterons probablement à un meilleur équilibre entre les réunions à distance, en face à face et hybrides.

En tenant compte des politiques de l’entreprise et des besoins des employés, vous devez opter pour une approche adaptée à votre organisation pour les réunions hybrides. Il est essentiel d’investir dans la bonne technologie et d’accompagner/de former votre personnel sur les réunions hybrides et sur la façon d’équilibrer l’équité des réunions afin que tout le monde obtienne un siège égal à la table hybride.

5. Comment les entreprises peuvent-elles se préparer à des réunions hybrides ?

On s’attend à ce que les réunions se tournent davantage vers des alternatives au face à face. Cela nécessitera une nouvelle culture d’entreprise. Or, certaines réunions, en particulier les réunions plus formelles, nécessitent vraiment une présence physique dans la salle, par exemple celles où des décisions importantes sont prises (42%), des présentations formelles sont faites (45%) ou des brainstormings créatifs sont nécessaires (40%). Alors que d’autres réunions plus informelles telles que des rattrapages d’équipe récurrents ou des sessions de partage d’informations rapides, des formations ou des présentations à un public plus large peuvent facilement être organisées à distance ou de manière hybride. Ces réunions nécessitent un niveau de confiance préexistant et un même niveau d’équité à tous les participants.

Pour faciliter ce besoin de réunions en face à face et hybrides, les bureaux devront être repensés et réaménagés. Les travailleurs veulent des réunions en personne plus structurées et planifiées et, par conséquent, des espaces de réunion plus fermés et formels qui permettent la vidéoconférence.

Des salles de réunion plus grandes seraient préférables, or aucun nouvel investissement dans des espaces de rassemblement où des réunions spontanées et ponctuelles ont lieu, n’est conseillé. L’espace de rassemblement pourrait bien être sur le point de disparaître.

Même dans la conception de postes de travail, nous voyons cette tendance apparaître. Un espace de bureau moins régulier et des bureaux de passage ouverts sont nécessaires lorsque les gens viennent sur le lieu de travail principalement pour collaborer.

Plus de salles pour favoriser l’interaction, l’interactivité et la connexion (hybrides) sont nécessaires. Les bureaux deviendront plus petits, plus ciblés et principalement utilisés pour la collaboration humaine en personne.

Le moment est venu pour les entreprises de repenser leur emplacement de bureau idéal. Est-ce dans une grande ville énergique où ils peuvent attirer de jeunes talents? Ou préfèrent-ils des bureaux satellites plus petits, flexibles et facilement accessibles en dehors des centres-villes?

 

6. Comment tirer parti de ClickShare dans vos réunions hybrides ?

Pour équiper le lieu de travail pour des réunions hybrides transparentes, les investissements dans la configuration des salles de vidéoconférence et dans une meilleure technologie de vidéoconférence sont la priorité numéro 1 pour les entreprises.
Qu’il s’agisse de déployer des plates-formes de communications unifiées dans l’ensemble de l’entreprise, d’équiper les espaces de réunion de solutions vidéo et audio telles que des caméras, des micros, des haut-parleurs, des barres de son pour une bonne qualité audio et vidéo, d’investir dans des solutions d’affichage et de visualisation convenables ou de permettre le partage de contenu sans fil, la collaboration et la conférence pour plus d’engagement…Transformer une salle de réunion en salle de réunion hybride peut se faire en quelques étapes simples.

ClickShare peut aider vos employés à organiser de meilleures réunions hybrides, ce qui facilite la transition du bureau à domicile à l’immeuble de bureaux. Cela devient une expérience simple en un clic avec le système de salle sans fil au cœur de votre écosystème de salles de réunion hybrides.

« La technologie sera cruciale pour obtenir le mélange hybride. De toutes les choses dans lesquelles les employés de bureau veulent que leur entreprise investisse, les solutions de collaboration sont en tête de liste. Pour survivre, se reconstruire et éventuellement prospérer à nouveau, les entreprises devront investir dans de nouvelles technologies, réaménager ou au moins reconfigurer les espaces de bureau, et donner aux employés les outils dont ils ont besoin pour travailler de la meilleure façon possible, peu importe où ils se trouvent ou comment ils choisissent de se connecter. » Source : Lieven Bertier, Segment Marketing Director Workplace chez Barco