Pour équiper mon entreprise en visioconférence il faut déjà comprendre les prérequis pour une utilisation optimale d’une salle de réunion car se poser les bonnes questions c’est réaliser 90% du travail.

« Je souhaite équiper ma salle de réunion d’entreprise avec une solution en visioconférence, quelles sont vos préconisations ? » Voici la question que nos équipes entendent le plus ces derniers mois.
Nos équipes ont besoin de préciser certains points pour vous orienter : notamment la nécessité de voir votre salle de réunion : est-elle lumineuse ? quelle dimension ? quelles sont les ouvertures ? le type d’éclairage ? le nombre de participants en moyenne ? Est-ce bien isolé ? Cela résonne-t-il ? L’emplacement prévu pour le système de visio ? la table de réunion ? les prises et le câblage ? et sur les thématiques et vos habitudes de travail : où sont les intervenants ? quels outils informatiques avez-vous ? quelle présentation réalisez-vous ?

I. Réunionite aiguë : un gouffre de productivité pour les entreprises

« 48% des réunions sont considérées non-productives et seulement 1⁄4 des réunions aboutissent à une prise de décision » (*source : Opinion Way, les écueils du travail collaboratif en entreprise). La réunion est sans doute l’un des gouffres de productivité les plus importants en entreprise. Pour beaucoup d’entreprises, organiser des réunions productives et efficaces est un enjeu majeur. Par leur récurrence, elles jouent un rôle crucial dans la vie du bureau, mais elles peuvent aussi se transformer en un véritable gouffre capable de dépenser ressources et temps de travail. La productivité des réunions doit être une véritable préoccupation de la direction Il faut prendre de nouvelles mesures pour s’assurer qu’elles atteignent leurs objectifs.

Même si la réunion est un mal nécessaire, nous avons besoin d’œuvrer ensemble en entreprise. En effet, l’intelligence collective est supérieure à la somme des intelligences individuelles voilà pourquoi il est plus efficace de travailler ensemble vers un même objectif.

La réunion « serait-elle un mal » nécessaire en entreprise ?

Repensez à vos dernières réunions pour vous en convaincre. Actuellement, la réunion n’est pas la collaboration. Ce qu’on appelle la réunion c’est simplement un moment de partage, de synchronisation : un moment peu engageant souvent trop long, au format peu adapté, pas assez préparé. Qui n’a jamais rêvé de quitter cette fameuse réunion qui ne se termine plus ?
« TROP LONG + NON ENGAGEANT = ENNUYEUX »

Le résultat ? 80% des personnes qui sortent de réunion ont l’impression d’y avoir perdu leur temps. Enfin, s’il suffisait de se mettre à plusieurs autour d’une table pour créer de l’intelligence collective; toutes nos entreprises rencontreraient un succès fou…

L’espace de réunion : un environnement à soigner

Nous venons de le voir, le contenu et les participants de la réunion sont importants mais il n’y a pas que cela. Pour mettre toutes les chances de votre côté, pour que vos réunions soient le plus productives possible ; il est aussi crucial d’accorder une importance à l’espace, l’environnement de la salle de réunion. Certains disent qu’il faut multiplier les espaces de réunion, nous n’en sommes pas convaincus. Multiplier les salles de réunion ne conduirait qu’à multiplier les réunions.

Quand on se rassemble dans une salle, l’enjeu n’est pas de faire une réunion, l’enjeu est « de déterminer et d’atteindre les objectifs de l’entreprise ». Il y a un usage derrière chaque réunion : échanger, décider, créer…

On pourrait regrouper les réunions sous 3 catégories : comités de pilotage, réunions de crise, réunions de création. Trois types de réunions avec des objectifs différents et des besoins distincts.

Solution de présentation sans fil Barco Clickshare CX, Caméra Logitech Meetup

II. Équiper mon entreprise en visioconférence : se poser les bonnes questions

Nous allons nous concentrer sur les premières : les réunions dites de pilotage. Ces réunions sont généralement trop longues selon les participants et manquent parfois de décision finale.
Jusqu’à présent, nous n’avons fait qu’évoquer des questionnements et soulever des problématiques. Vous allez nous dire mais quand est-ce qu’on va parler technologies. Etes vous sûr qu’il vous faille des technologies ? Est-ce que finalement le digital n’est pas juste le moyen ? On pourrait imaginer l’ensemble des usages d’une réunion de pilotage se réaliser sans technologie, sans digital. Prendre des notes sur un tableau blanc… Pensez-vous que la réunion serait moins efficace ?
Cependant sans le digital, c’est impossible de faire profiter tous les participants présents et distants du même niveau d’information ou, de faire évoluer un fichier en direct.
Nous vous aidons à vous poser les bonnes questions avant d’équiper votre salle de réunion. On vous l’a dit dans le titre : se poser le bonnes questions, c’est accomplir 90% du travail pour ensuite bénéficier d’un espace de travail efficace et utilisé par vos équipes.

1. Quelle est l’expérience attendue dans une salle de réunion ?

Qu’est-ce que vous attendez de votre salle de réunion ? Qu’est-ce que les utilisateurs peuvent y faire ? Combien y a-t-il de participants ? pour y répondre, imaginez une réunion type du début à la fin.

2. Est-ce que j’ai besoin de communiquer à distance depuis ma salle de réunion ?

Actuellement, 4 réunions sur 5 se déroulent à distance.
Le travail hybride est devenu la nouvelle norme avec non seulement des collaborateurs à distance mais aussi sur site, sans oublier les partenaires, clients qui ne sont pas forcément en présentiel… Nos réunions sont devenues hybrides.

• Expérience « Bring No Device »

Je viens en salle de réunion sans rien, j’arrive dans la salle et je lance ma visio depuis une tablette tactile dédiée à la salle. Le tout intégré et programmé pour des débuts de réunion rapides et simples.

• Expérience « Bring your own Device »

J’arrive dans la salle et je lance ma visioconférence via mon ordinateur personnel. La visioconférence est animée par un ordinateur utilisateur. Il faut donc brancher un ordinateur à la caméra et au micro de la salle puis lancer la réunion depuis l’ordinateur en question.

• Expérience « Bring No Device » ET « Bring Your Own Device »

J’ai le choix. Soit je lance la visioconférence depuis la tablette de la salle, soit je la lance depuis mon ordinateur.

3. Comment présenter du contenu sur l’écran de la salle de réunion ?

Je ne pense pas trop m’avancer en disant que nous préférons tous ne plus avoir des câbles partout, ne plus subir les réunions parce que la procédure de connexion a été oubliée. Nous voulons une réelle expérience sans fil, rapide, simple et en quelques clics.Je lance un logiciel ou je branche un périphérique matériel pouvant se connecter à un port usb (dongle) sur mon ordinateur et mon fichier apparaît sur l’écran.

4. Est-ce que j’ai besoin de prendre des notes pendant ma réunion ?

Pendant une réunion, on peut avoir besoin de :
– prendre des notes sur un tableau et de les recevoir en fin de réunion ;
– sauvegarder des fichiers, travailler en mode collaboratif sur un même fichier et de recevoir le fichier et les images partagées en fin de réunion ;
– ou bien, on peut ne pas avoir de besoin.
En fonction du besoin en terme d’interactivité et du système de visio utilisé, vous pouvez avoir besoin d’un Bundle Logitech Tap avec Rally Bar, compatible avec Zoom, ou d’une caméra pour tableau blanc Logitech Scribe.

5. Comment je contrôle les équipements dans ma salle de réunion ?

Est-ce que je veux que tout s’allume automatiquement ou préférez-vous gérer cela avec une télécommande ? Comment doivent s’éteindre les équipements une fois la réunion finie ?

6. Quelles sont les caractéristiques de ma salle de réunion ?

Réponse facile, surtout qu’en général la salle est existante :
– Surface de la salle,
– Mobilier présent et sa disposition,
– Présence d’un faux plafond,
– Emplacement des prises électriques et listing,
==>  Fournissez un plan de la salle, c’est très pratique pour se projeter.

III. La technologie adaptée pour équiper mon entreprise en visioconférence

L’aménagement des espaces de travail est devenu un facteur de bien-être pour 94% des salariés, de productivité pour 92% d’entre eux et de motivation pour 88%.
Une fois tout ce travail de questionnement fait, vous savez maintenant ce que vous souhaitez faire de votre salle de réunion. Il reste encore à mettre en face la technologie adaptée. Nous allons vous donner quelques pistes de réflexion, ceci reste néanmoins théorique, il convient de faire expertiser votre espace et vos besoins par un expert afin de vous assurer que vous avez les solutions adaptées.

1. L’écran de la salle de réunion

Selon la taille de votre salle, la taille de votre écran sera différente, il se peut même que plusieurs écrans soient nécessaires (exemple pour un organisme de formation). Là où avant on proposer des vidéoprojecteurs, il est de plus en plus rare car les écrans sont plus faciles d’entretien et offrent une meilleur lisibilité aux personnes présentes en réunion.
Il n’est pas toujours facile de faire son choix parmi toutes les gammes d’écrans professionnels existants, laissez-vous accompagner par un expert pour obtenir le meilleur choix en rapport de qualité prix.
Si vous êtes à la recherche d’un peu plus d’interactivité pendant vos réunions, il existe des « paperboard numériques » (disponible en 55, 65 et 86 pouces).

2. Les solutions de présentation pour salle de réunion

La solution de présentation sans fil la plus simple au monde, vous projetez en 7 secondes top chrono, que tous nos clients s’arrachent : ClickShare de Barco. Le système est compatible avec les protocole AirPlay, Miracast & Google Cast.

L’expérience utilisateur est très simple :
1 – Vous entrez dans la salle de réunion, un bouton Clickshare vous attend sur la table de réunion.
2 – Vous branchez le bouton sur le port USB de votre ordinateur.
3 – 7 secondes plus tard, vous appuyez sur le bouton.
4 – Et magie, votre écran d’ordinateur apparaît sur l’écran de la salle.
5 – Si vous lancez une visioconférence depuis l’ordinateur connecté, vous pouvez utiliser automatiquement la caméra et le micro de la salle, sans branchement supplémentaire.

3. Solutions de visioconférence pour votre salle de réunion

• Solutions « bring no device »

Logitech propose des solutions tout en un selon la configuration de la salle de réunion.

                                  

Petite salle (<6personnes) Caméra avec micro Logitech Meetup (possibilité de rajouter un micro d’extension) Contrôleur tactile Logitech Tap Et accessoires

Moyenne salle (<8personnes) Caméra Logitech Rally avec enceinte et micro Contrôleur tactile Logitech Tap Et accessoires

Grande salle (>8personnes) Caméra Logitech Rally Avec 2 enceintes et 2 modules micro Contrôleur tactile Logitech Tap Et accessoires

Nous allons ici vous parler de la Logitech Tap qui s’adresse aux entreprises qui aiment les choses simples ! C’est un contrôleur tactile à partir duquel les utilisateurs vont lancer, arrêter, contrôler la visioconférence. Il est compatible avec les systèmes de visioconférence : Microsoft Teams, Zoom ou Google Meet.
Votre salle doit être équipée d’un écran, d’une caméra, et d’un mini PC spécialement configuré pour la solution.
Efficacité et simplicité : avant la réunion, vous avez programmé votre réunion sur votre agenda et invitez Logitech Tap à votre liste de participants. Le Jour de la réunion, la tablette équipée d’un capteur de présence se réveille, l’agenda apparaît sur la tablette et vous n’avez qu’à cliquer sur la réunion. La réunion peut démarrer et vous avez la main pour contrôler la caméra de la salle, inviter de nouveaux participants, partager le contenu d’un des ordinateurs présents dans la salle.
La Logitech Tap est une solution flexible qui s’adapte à la configuration de votre salle.

• Solutions « bring your own device »

La visioconférence est démarrée sur l’ordinateur d’une personne présente dans la salle. Dans ce type de salle, il vous faut « juste » une solution de captation vidéo (caméra) et captation audio (micro) pour faire une visioconférence.
Vous branchez ensuite les équipements à votre ordinateur via des câbles ou via une solution d’affichage sans fil comme la solution ClickShare CX citée plus haut.

4. Quelle caméra choisir pour ma salle de réunion : PTZ, avec framing, tracking ou champ fixe ?

Vous allez trouver une multitude de produits, de toute marque, avec des fonctionnalités différentes.

Il existe 5 grands types pour répondre à des besoins différents :

• Les Caméras avec Champ fixe (plus ou moins large),
• Les Caméras avec Framing,
• Les Caméras avec Tracking,
• Les Caméras avec Speaker Tracking,
• Les Caméras PTZ.

C’est important d’avoir une caméra pour être bien vu par ses collaborateurs, une caméra qui offre une image de qualité.

ATTENTION : l’intégration est un métier

Nous venons de vous donner un maximum de conseils sur ce qu’il faut penser, savoir et existe en équipement d’une salle de réunion. Cependant, rien ne vaut un échange, l’installation et la maintenance d’un expert métier.
Nous proposons de répondre ensemble aux différentes questions et d’imaginer les solutions technologiques adaptées aux besoins détectés. Ensuite, nous nous occupons de l’installation et du paramétrage de vos équipements.

Cas pratique : Une salle de réunion dans laquelle faire des visioconférences Microsoft Teams

Gérant d’un Groupe de 3 concessions automobiles, Bruno nous a contacté, nous avons posé les mêmes questions que dans notre chapitre précédant, voici ses réponses :
1) Quelle est l’expérience attendue ?
« Je souhaite équiper une salle de réunion pour 10 personnes max. Nous avons régulièrement des formations avec des collaborateurs sur site et d’autres à distance, des réunions avec nos partenaires financiers situés à l’étranger…des visioconférences avec microsoft teams. Je cherche quelque chose de simple. Sans branchement, sans paramétrage. J’aimerais être en mesure de lancer une visio en quelques clics. »
2) Comment présenter le contenu sur l’écran de la salle ?
« Je souhaite afficher du contenu sans brancher de câble. Quelque chose de simple. »
3) Est-ce que j’ai besoin de prendre des notes pendant ma réunion ?
« Non »
4) Comment je contrôle les équipements dans ma salle ?
« Nous apportons de l’importance aux économies d’énergie. Je ne souhaite pas que mes équipements restent allumés en permanence. Mais j’aimerais me passer d’une télécommande. »
5) Comment est ma salle de réunion ?
« Elle mesure 11m de long par 3.5 de large. La table est ovale. »

Réponse de nos experts :
Pour une expérience de visio simple et autonome, la réponse est basée sur un système de Microsoft Teams avec la barre tout en un Logitech Rally bar, Clickshare C10, Logitech Tap, support mural inclinable et moniteur professionnel de 65 pouces (4K). Concernant le paramétrage, afin de suivre la demande client, nos équipes techniques conseillent d’opter pour un allumage via les capteurs de présence de la Logitech Tap.